2.1 - Area organizzativa omogenea e unità organizzativa¶

L’area organizzativa omogenea (AOO) è l’insieme di funzioni e di strutture individuate dall’amministrazione cui sono assegnate attività omogenee. Essa, pertanto, presenta esigenze di gestione documentale in modo unitario e coordinato ai sensi della normativa vigente.

L’unità organizzativa responsabile (UOR) è, all’interno della AOO, un complesso organizzato di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea, nell’ambito della quale i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari, attività e procedimenti amministrativi.

L’Università è organizzata in un’unica AOO, come definita nell’Allegato 3, e nelle UOR corrispondenti alle strutture meglio descritte nell’Allegato 4, come previsto dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 (artt. 4-6), dal DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 3, comma 1, lett. a).

2.2 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi compiti¶

Presso l’AOO è istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (da ora in poi definito “Servizio”), come previsto dal DPR 445/2000, art. 61.

Al Servizio è attribuita la competenza di tenuta del sistema di gestione analogica e informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, nonché il coordinamento degli adempimenti previsti dalla normativa vigente. Il responsabile del servizio coincide con il responsabile della gestione documentale, ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013, art. 3.

Con decreto del Direttore Generale saranno individuati il Responsabile della gestione documentale e il vicario, come previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 3, lett. b) e c).

Il servizio:

• cura il livello di autorizzazione degli utenti (Access Control List - ACL) per l’accesso al sistema di gestione documentale/protocollo informatico, secondo i profili distinti in ruoli abilitati alla mera consultazione, inserimento o modifica delle informazioni, sulla base delle richieste provenienti dal Responsabile UOR. In tal caso, il Responsabile di UOR invierà richiesta al Responsabile della gestione documentale attraverso una procedura informatizzata (Allegati 5 e 6);
• sovrintende alla correttezza delle operazioni di registrazione, segnatura, gestione dei documenti e dei flussi documentali;
• notifica ai Responsabili delle UOR l’eventuale indisponibilità del sistema e attiva, in caso di necessità, il registro di emergenza secondo quanto disposto al § 6.8;
• gestisce le autorizzazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
• adegua il sistema di gestione documentale alle eventuali modifiche dell’organigramma dell’Ateneo.

2.3 - Responsabile della gestione documentale¶

È compito del Responsabile della gestione documentale:

• definire e assicurare criteri uniformi di trattamento dei documenti e di classificazione e archiviazione;
• predisporre e mantenere aggiornato il manuale di gestione;
• predisporre - di concerto con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi ed il responsabile del trattamento dei dati personali - il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici;
• produrre il pacchetto di versamento e assicurare il trasferimento del suo contenuto al sistema di conservazione, secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

Il responsabile della gestione documentale dovrà operare d’intesa con il responsabile della conservazione, con il responsabile del trattamento dei dati personali, il responsabile della sicurezza e il responsabile dei sistemi informativi, ove nominati, come previsto dal D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, art. 44, comma 1bis.

2.4 - Profili di abilitazione di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali¶

Attraverso una Access Control List (ACL) il sistema di gestione documentale permette l’assegnazione differenziata dei profili di abilitazione, intervento, modifica e visualizzazione dei documenti di protocollo, in rapporto alle funzioni e al ruolo svolto dagli utenti e garantisce la protezione dei dati personali e dei dati sensibili.

Il responsabile della gestione documentale riceve dai responsabili delle UOR dell’Amministrazione centrale e dai responsabili delle strutture didattiche, scientifiche e di servizio apposita richiesta di abilitazione per ciascun utente, tramite email o procedura informatizzata, concordando, caso per caso, le tipologie di abilitazione.

Al di là di casi specifici, da concordare con il Responsabile della gestione documentale, presso l’Ateneo sono attivi i seguenti profili:

• Consultatore di UOR: visualizza i documenti di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati
• Consultatore globale: visualizza tutti i documenti dell’Ateneo, con l’eccezione dei documenti riservati
• Protocollista di UOR: visualizza e registra i documenti in partenza, tra uffici e i documenti soggetti a registrazione particolare di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati
• Protocollista globale di UOR: visualizza e registra i documenti in partenza, tra uffici, in arrivo e i documenti soggetti a registrazione particolare di una UOR determinata, con l’eccezione dei documenti riservati
• Protocollista: visualizza e registra tutti i documenti e tutti i repertori dell’Ateneo, ad esclusione dei documenti riservati
• Responsabile della gestione documentale: visualizza, registra e annulla tutti i documenti dell’Ateneo, compresi i documenti riservati, nonché gestisce il sistema di abilitazione (ACL) e i profili di accesso alla procedura.

Ulteriori abilitazioni o restrizioni per i profili di utenti della Segreteria del Rettore o della Segreteria della Direzione Generale sono concordati caso per caso.

I profili standard in ACL sono descritti nell’Allegato 6.

2.5 - Posta elettronica istituzionale¶

La AOO e le UOR che intrattengono rapporti diretti con l’esterno sono dotate della casella istituzionale di posta elettronica. La denominazione della casella di posta elettronica renderà facilmente individuabile l’UOR di riferimento.

Tutti i dipendenti sono dotati di una casella di posta elettronica istituzionale.

L’utilizzo della casella istituzionale di posta elettronica è regolato da specifico regolamento (Allegato 7 e Allegato 8).

2.6 - PEC istituzionale¶

L’Ateneo ha attivato la casella di PEC per il registro di protocollo dell’AOO, come descritto nell’Allegato 9 e la casella di PEC per ciascun dipartimento didattico e centro di servizio.

L’Ateneo ha attivato, inoltre, la casella di posta elettronica certificata per la gestione della fatturazione elettronica.

2.7 - Piano di eliminazione dei registri di protocollo diversi dal protocollo

informatico

Il registro di protocollo è unico per l’Università degli Studi di Messina.

A far data dal 1° gennaio 2014 sono cessati di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni (cioè di settore, di divisione, protocolli multipli, protocollo del telefax, etc.) o altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico. Qualsiasi registrazione eventualmente effettuata su registri non autorizzati è nulla di diritto e non può produrre alcun effetto giuridico-probatorio (Allegato 10).

2.8 - Responsabile della conservazione¶

Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi espliciti, definiti e distinti dal sistema di gestione documentale.

Qualora la conservazione sia svolta all’esterno dell’Ateneo, all’interno della struttura organizzativa è nominato un Responsabile della conservazione che fornisce le indicazioni utili alla definizione delle politiche del sistema di conservazione e alla predisposizione del manuale di conservazione.