6.1 - Registratura¶

I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere registrati a protocollo o a repertorio.

Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’Ateneo, ossia i cui destinatari sono esterni all’ente o scambiati tra UOR dello stesso ente, e tutti i documenti informatici, ad eccezione di quelli espressamente esclusi dalla legge (DPR 445/2000, art. 53, comma 5).

Per registrazione di protocollo si intende l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La registrazione si effettua di norma entro la giornata di arrivo o comunque entro 24 ore lavorative dal ricevimento o, se intercorrono dei giorni festivi o di chiusura programmata dell’Ateneo, nel primo giorno lavorativo utile. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso e, di conseguenza, ogni documento con i relativi allegati reca un solo numero di protocollo immodificabile.

La registrazione di protocollo per ogni documento è effettuata mediante la memorizzazione di elementi obbligatori immodificabili, elementi obbligatori modificabili ed elementi non obbligatori e modificabili.

Gli elementi obbligatori del protocollo sono inalterabili e immodificabili. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico non può essere modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante un’apposita procedura in capo al responsabile della gestione documentale. L’inalterabilità e l’immodificabilità della registrazione di protocollo devono essere garantite dal sistema di gestione documentale.

6.2 - Data e ora regolate sul TUC¶

Il server del protocollo informatico è regolato sul tempo universale coordinato (TUC) e, in particolare, sul tempo campione italiano (TCI), secondo le indicazioni dell’Istituto nazionale di ricerca metrologica - INRiM.

6.3 - Segnatura¶

La segnatura di protocollo consiste nell’apposizione o nell’associazione al documento in originale, in forma non modificabile e permanente, delle informazioni memorizzate nel registro di protocollo.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo univoco.

6.4 - Modalità di produzione delle registrazioni¶

Ogni registrazione di protocollo informatico produce un record nel sistema di gestione documentale che viene accodato in una base dati accessibile esclusivamente all’amministratore del sistema. Ogni operazione di inserimento e modifica viene registrata inoltre su un file di log corredato da codici di controllo in grado di evidenziare eventuali tentativi di manipolazione. Da esso l’amministratore del sistema è in grado di ottenere l’elenco delle modifiche effettuate su una data registrazione; in dettaglio:

• nome dell’utente;
• data e ora;
• tipo di comando (inserimento/modifica/visualizzazione/cancellazione);
• valore dei campi soggetti a modifica.

Il sistema permette, quindi, una completa ricostruzione cronologica di ogni registrazione e successiva lavorazione (smistamento, invio per conoscenza, restituzione, fascicolatura ecc.).

6.5 - La registrazione differita (o “protocollo differito”)¶

È possibile effettuare la registrazione differita di protocollo nel caso di temporaneo, eccezionale e imprevisto carico di lavoro e qualora, dalla mancata registrazione di un documento nell’ambito del sistema nel medesimo giorno lavorativo di ricezione, possa venire meno un diritto di terzi.

La registrazione differita di protocollo informatico è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo.

Per “protocollo differito” si intende la registrazione di documenti in arrivo, autorizzata con provvedimento motivato del Responsabile della gestione documentale, in cui sono indicati nello specifico la data alla quale si differisce la registrazione del documento stesso e la causa che ne ha determinato il differimento.

Per i documenti ricevuti dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, il differimento opera su iniziativa del Responsabile della gestione documentale, che ne cura la registrazione differita corredata della motivazione.

Per i documenti ricevuti direttamente dalla UOR competente, la registrazione differita avviene su richiesta motivata della stessa UOR al Responsabile della gestione documentale o suo delegato, in cui è indicata anche la data di effettivo ricevimento.

La registrazione differita non si applica per i documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC ha lo stesso valore giuridico della raccomandata AR e quindi fa fede la data di invio della PEC, allo stesso modo del timbro postale di invio della raccomandata AR.

6.6 - La ricevuta di avvenuta registrazione¶

La ricevuta di avvenuta protocollazione prodotta dal sistema di protocollo deve riportare i seguenti dati:

• numero e data di protocollo;
• indicazione dell’AOO che ha acquisito il documento;
• mittente;
• oggetto;
• numero e descrizione degli allegati se presenti;
• indicazione di responsabilità, ovvero UOR/RPA cui è assegnato il documento per competenza;
• operatore di protocollo che ha effettuato la registrazione.

6.7 - Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo¶

Sono esclusi per legge dalla registrazione di protocollo:

• le gazzette ufficiali;
• i bollettini ufficiali P.A.;
• i notiziari P.A.;
• le note di ricezione delle circolari;
• le note di ricezione di altre disposizioni;
• i materiali statistici;
• gli atti preparatori interni;
• i giornali;
• le riviste;
• i libri;
• i materiali pubblicitari;
• gli inviti a manifestazioni.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo anche i documenti di cui all’Allegato 15.

6.8 - Registro di emergenza¶

Il Responsabile della gestione documentale attiva il registro di emergenza ogniqualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, dandone immediata comunicazione.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le 24 ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile della gestione documentale autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.

Sul registro di emergenza devono essere riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema.

Durante la fase di ripristino, a ciascun documento protocollato nel registro di emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo ordinario.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare: inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Al termine dell’emergenza, il Responsabile della gestione documentale, chiude il registro e dà contestuale comunicazione della revoca dell’emergenza.

Il registro di emergenza è conservato con le stesse modalità del Registro ufficiale.