Capitolo 5 - LA GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE¶
5.1 - Definizione¶
Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari, ad attività e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o, comunque, verso i quali sussista un interesse non ancora esaurito.
L’organizzazione dell’archivio deve rispondere a criteri di efficienza ed efficacia al fine di garantire la certezza dell’attività giuridico amministrativa dell’Ente e la conservazione stabile della memoria nel tempo. L’archivio corrente è, quindi, il primo elemento gestionale per il corretto funzionamento del sistema documentale (P. Carucci e M. Guercio - Manuale di Archivistica 2009).
Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto alla corretta gestione, conservazione e custodia dei documenti e dei fascicoli, siano essi di natura analogica, digitale o ibrida, relativi ai procedimenti di propria competenza; a esso è quindi affidata l’attuazione delle disposizioni contenute in questo manuale in merito al corretto funzionamento dell’archivio corrente di propria pertinenza.
La UOR che crea il fascicolo mantiene la responsabilità amministrativa dei documenti creati durante la fase corrente e la fase di deposito; quindi, per la fase corrente e di deposito, viene garantito il libero accesso, da parte delle sole UOR che hanno la titolarità dei documenti, attraverso il sistema di gestione documentale.
I fascicoli analogici che compongono l’archivio corrente restano collocati presso ogni singola struttura per la parte di propria responsabilità e competenza nel trattamento dell’affare.
I fascicoli informatici saranno trasferiti in conservazione, mediante pacchetto di versamento, a cura del Responsabile della gestione documentale o del suo vicario dopo la loro chiusura, nelle modalità previste dalla legge.
5.2 - Gli strumenti dell’archivio corrente¶
Il trattamento dell’intero sistema documentale dell’Ateneo passa attraverso la predisposizione di strumenti di gestione dell’archivio nelle sue diverse fasi. Il titolario di classificazione e il repertorio dei fascicoli sono strumenti necessari per una efficiente organizzazione e consultazione della documentazione.
5.2.1 - Titolario (piano di classificazione)¶
Il titolario è l’insieme delle voci logiche gerarchicamente strutturate e articolate in gradi divisionali (titolo/classe/eventuale sottoclasse) stabilite sulla base delle funzioni dell’ente. Ciascun documento, registrato in modalità arrivo, partenza, interno, anche non protocollato, è classificato in ordine alla corrispondenza tra il suo contenuto e la relativa voce attribuibile, desunta dal titolario e successivamente fascicolato.
La classificazione, necessaria e fondamentale, è prodromica all’inserzione di un documento all’interno di un determinato fascicolo. La relazione tra i documenti (vincolo archivistico) di un’unità archivistica è garantita dalla classificazione dei documenti e dalla segnatura archivistica completa (anno di istruzione, classificazione, numero del fascicolo).
Il titolario è corredato da un’appendice denominata voci di indice. Si tratta di un ulteriore strumento, strettamente correlato al titolario, che agevola le operazioni di classificazione. In esso sono presenti le possibili varianti lessicali, trattate e riportate in modo analitico, che possono essere incontrate nel contenuto del documento.
Il titolario e, di conseguenza, il prontuario delle voci d’indice sono inseriti nel sistema di gestione documentale. Possono essere soggetti a revisione periodica, qualora ciò si renda necessario a seguito di modifiche di carattere normativo e/o statutario. In questo caso, essi sono adottati a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di approvazione.
Il sistema di gestione documentale garantisce che le voci del titolario siano storicizzate, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della loro registrazione.
Il titolario unico dell’Università è descritto negli Allegati 12 e 13.