Premessa¶

(tratta da Procedamus)

Nell’era digitale, il manuale di gestione assume un ruolo strategico nella gestione di un archivio, sempre meno analogico e sempre più digitale. È bene chiarire che, per quanto il contenuto sia predeterminato dalle regole tecniche e per quanto il manuale di gestione si risolva in uno strumento sostanzialmente descrittivo del flusso dei documenti, sarebbe un errore ritenerlo una mera e pedissequa illustrazione di atti e di comportamenti ritenuti corretti nella gestione della documentazione corrente. Semmai, il manuale dovrebbe assurgere a guida, a procedura di istruzioni per il corretto funzionamento del servizio; diversamente, sarebbe un comportamento miope e non conforme al reale intento del legislatore.

Ebbene, il moderno manuale non è e non può più essere solo un descrittore. La dematerializzazione e la necessaria dimestichezza con il documento digitale fanno sì che esso si evolva, innanzitutto, in uno strumento di riflessione interna delle organizzazioni. Il suo contenuto, infatti, è il “precipitato” di una serie di scelte di macro-organizzazione, meditate e assunte dagli organi della nuova amministrazione digital first. Chiaro deve essere il modello organizzativo. Definitivi devono essere i ruoli e le responsabilità, chi fa che cosa, chi può fare che cosa. La gestione dei flussi documentali deve essere lineare, necessariamente personalizzabile in relazione alle dimensioni, alle risorse umane e strumentali che l’Ateneo ha a disposizione e alla distribuzione geografica.

L’efficienza dell’amministrazione e l’efficacia del suo operato passano da qui e il manuale di gestione riverbera la funzionalità: un meccanismo ben organizzato e trasparente necessariamente affronterà procedimenti snelli, oltre che corretti, rapidi e fruttuosi in termini di stretta economicità. Per arrivare a ciò, l’Amministrazione deve rivedere, ancora una volta, i processi e le procedure partendo da un’attenta analisi dei procedimenti amministrativi per arrivare all’adozione di nuove policies di gestione documentale.

È dunque chiaro che, prima di redigere il proprio manuale di gestione, gli attori comprimari nella gestione della res publica devono sedersi attorno a un tavolo e condividere molti elementi. In primo luogo, la propria professionalità, le proprie competenze e i propri ruoli. Il manuale di gestione non può essere calato monocraticamente dall’alto, ma deve essere il frutto di scelte condivise, tenuto conto delle implicazioni giuridiche (si pensi al trattamento dei dati), degli aspetti informatici (si pensi alla conservazione) e degli aspetti politico-organizzativi, solo per citarne alcuni.

Come detto, il manuale di gestione deve fornire una guida pratica per la gestione documentale. Per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad effettuare, può rappresentare una sorta di “certificazione di qualità del servizio”. Molta pratica e poca teoria. E mai, soprattutto, descrizione di linee di pensiero, ipotesi di come dovrebbe essere qualcosa che invece non è, oppure una ripetizione ridondante di normativa.

L’obiettivo del manuale di gestione è descrivere il sistema di gestione documentale, a partire dalla fase di formazione del documento, fino alla protocollazione, alla descrizione dei flussi documentali e degli archivi. Si tratta di un atto di organizzazione che individua per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, di responsabilità e di controllo, in una visione di insieme – senza soluzioni di continuità – dal protocollo alla conservazione.

Il manuale di gestione diventa un’ennesima occasione per il cambiamento verso una reale semplificazione e trasparenza dell’agire dell’amministrazione pubblica.

In realtà, stante il grosso sforzo che l’operatore/utente della PA è chiamato ad affrontare nella nuova impostazione, totalmente diversa, della gestione dei documenti digitali, si è ritenuto doveroso fare un richiamo alle molteplici nozioni che la recente normativa ci ha fornito. Accanto, dunque, a nozioni presupposte, si è ritenuto di fare una sorta di collazione tra norme di legge, regole tecniche, linee guida, che agevolasse la comprensione di nozioni nuove e non sempre chiare.

Inoltre, il manuale è uno strumento vivo. Segue l’organizzazione e le procedure per la gestione documentale, per descriverle e per tenerne memoria, anche per un records management di qualità. In più, con l’entrata in vigore del DPCM 13 novembre 2014 (agosto 2016), il manuale dovrà essere necessariamente aggiornato, anche in virtù dei rinvii al manuale contenuti nelle regole tecniche.