8.1 - Flusso del documento informatico in arrivo¶

Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali registra in modo avalutativo tutti i documenti che rivestono un valore giuridico-probatorio.

La documentazione da protocollare viene registrata, classificata e smistata alla UOR competente. Il Responsabile della UOR, a sua volta, assegna al documento (e di conseguenza al procedimento amministrativo cui si riferisce) il RPA. L’informativa della registrazione è resa immediatamente disponibile in due modalità:

• attraverso l’accumulo nella vaschetta del menu principale del sistema di gestione documentale;
• attraverso un messaggio e-mail che il sistema di gestione documentale invia automaticamente alla casella di posta elettronica indicata dal responsabile della UOR.

I documenti amministrativi informatici in arrivo possono pervenire con diverse modalità:

• tramite posta elettronica convenzionale (e-mail);
• tramite posta elettronica certificata (PEC);
• su supporto rimovibile (CD-ROM, DVD, USB-PEN, ecc.) con consegna diretta o trasmesso a mezzo servizio postale o corriere;
• da altre banche dati.

8.2 - Ricezione di documenti informatici nella casella di posta elettronica istituzionale¶

Si premette che l’e-mail è un mezzo di trasmissione che può anche costituire documento informatico se il messaggio è contenuto nel corpo della e-mail stessa.

In base alla casella di posta elettronica istituzionale ricevente possiamo avere i seguenti casi:

1. documento che arriva al servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali: a seguito della registrazione in protocollo e dell’assegnazione alla struttura competente, sarà cura del RPA della UOR destinataria verificarne la provenienza e valutare se accettare o meno la firma elettronica semplice;
2. documento che arriva ai dipartimenti didattici e/o centri autonomi che protocollano autonomamente i documenti in arrivo di esclusiva competenza della struttura: sarà cura del RPA della UOR di competenza verificarne la provenienza e valutare se accettare o meno la firma elettronica semplice (Allegato 17 e Allegato 18);
3. documento che arriva ad una UOR diversa dal servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali o alla casella di posta elettronica istituzionale di un dipendente: la UOR o il dipendente ricevente inoltra l’e-mail (forward) corredata degli eventuali allegati alla casella di posta elettronica istituzionale del servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali. Il mittente è l’autore della e-mail e non la UOR o il dipendente che ha inoltrato il file.

Il documento via e-mail può non essere firmato e allora lo si dichiara nel campo immodificabile (annotazione) con la seguente dicitura: firma mancante. Se è firmato digitalmente non serve alcuna descrizione.

Il RPA potrà, eventualmente, chiedere al mittente un documento informatico firmato digitalmente e inviato via PEC. In questo caso occorrerà procedere ad una nuova registrazione in protocollo del documento sottoscritto.

I documenti informatici così pervenuti devono essere protocollati entro le 24 ore lavorative dal giorno di arrivo.

8.3 - Ricezione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica certificata (PEC) istituzionale¶

È opportuno ricordare che la PEC è un vettore attraverso il quale si riceve un documento informatico che può essere allegato o incorporato nel corpo stesso della PEC.

La PEC è di tipo “chiuso” e incorporata nel sistema di gestione documentale, per cui arrivano solo documenti informatici provenienti da PEC e non anche da posta elettronica semplice.

Il documento informatico che perviene nella casella di PEC va gestito entro le 24 ore lavorative successive alla ricezione.

Se il documento informatico è privo di firma va evidenziato in un campo immodificabile (annotazione) con la seguente dicitura: firma mancante.

La verifica della validità della firma digitale è a cura del RPA del documento.

Qualora il documento ricevuto non pervenga in formato pdf o pdf/a (con o senza firma digitale) viene comunque registrato al protocollo. Spetta al responsabile del procedimento valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto o non conforme agli standard e richiedere il documento al mittente.

I documenti informatici così pervenuti saranno protocollati a cura del servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali e/o delle altre strutture autorizzate alla protocollazione dei documenti in arrivo, entro le 24 ore lavorative successive al giorno di arrivo.

8.4 - Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili¶

I documenti digitali possono pervenire anche in modalità diverse dalla posta elettronica e quindi su supporti diversi purché sia presente un documento da cui si evinca il mittente certo, che sia indirizzato all’Università e che contenga altresì la descrizione di eventuali altri documenti allegati.

In tali casi, il servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali e le strutture abilitate verificano l’integrità del supporto e la leggibilità di tutti i dati e provvedono alla registrazione annotando nella stessa eventuali anomalie riscontrate.

8.5 - Ricezione di documenti informatici prodotti da banche dati dell’Ateneo o prodotti da banche dati di terzi¶

I documenti inseriti e convalidati da banche dati dell’Ateneo o prodotti da banche dati di terzi che arrivano nel sistema di gestione documentale possono essere trattati in due modi:

• gestiti in automatico dal sistema, che li protocolla, attribuisce loro la classificazione, li assegna alla UOR di competenza;
• gestiti come bozze.

Prima di attivare una procedura automatica, il responsabile della gestione documentale, in collaborazione con il RPA e con il responsabile dei sistemi informativi, stabilisce le modalità del flusso e le condizioni per la protocollazione automatica, che devono comprendere la valutazione della possibilità o meno di trattare adeguatamente dati sensibili.

8.6 - Priorità nella registrazione dei documenti informatici in arrivo¶

Indipendentemente dal mezzo telematico di arrivo, è data priorità nella registrazione a protocollo a:

• denunce di infortunio e certificati di malattia
• atti giudiziari notificati e documenti di rilevanza legale
• documenti ministeriali
• documenti relativi a procedimenti ispettivi
• documenti regionali
• documenti prefettizi
• documenti comunali e della città metropolitana
• documenti di rilevanza finanziario-contabile
• fatture passive pervenute al di fuori del Sistema di interscambio (es. le fatture di fornitori esteri)
• documenti sindacali

E’ data inoltre priorità ai documenti pervenuti con PEC, in considerazione del fatto che il sistema rilascia automaticamente al mittente la ricevuta di avvenuta consegna del documento.

Tale casistica è soltanto indicativa ed è suscettibile di variazione in concomitanza con altre priorità che si dovessero presentare (scadenze bandi di concorso, gare etc.).

Le UOR sono tenute ad informare preventivamente il servizio di protocollo informatico e per la gestione dei flussi documentali di eventuali scadenze, segnalando tramite email da inviarsi almeno una settimana prima della scadenza - Allegato 19.

8.7 - Flusso del documento analogico¶

La corrispondenza analogica in arrivo perviene al servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali secondo le seguenti modalità:

• posta pervenuta per il tramite di Poste italiane SpA, poste private e corrieri;
• posta pervenuta direttamente alle UOR e da queste recapitate al servizio di protocollo informatico, qualora l’iter procedimentale coinvolga strutture diverse;
• qualora invece l’iter procedimentale successivo al documento si esaurisca “in toto” all’interno della struttura ricevente il documento potrà essere registrato in protocollo in arrivo dalla struttura medesima - Allegato 17 e Allegato 18;
• posta consegnata personalmente allo sportello del Protocollo Generale, “brevi manu”;
• posta ricevuta via telefax;
• notifica degli ufficiali giudiziari.

Tutta la documentazione analogica che perviene al Protocollo Generale, sotto qualsiasi tipologia (istanze da sportello, posta, raccomandata, plico di gara, notifica ufficiale giudiziario), prima della registrazione in protocollo, viene acquisita mediante il sistema di monitoraggio anticorruzione del protocollo (SMAP), istituito presso il Protocollo Generale dell’Ateneo, con l’apposizione di un codice univoco di accettazione per ciascun documento.

Tale modalità di accettazione dei documenti consente il tracciamento del documento stesso in tutte le sue fasi: accettazione, validazione, protocollazione e assegnazione - Allegato 14.

8.8 - Apertura delle buste¶

Tutte le buste vanno aperte a cura del servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali e delle strutture abilitate al protocollo in arrivo.

Fanno eccezione e pertanto non vanno aperte:

• le buste riportanti le seguenti diciture: riservato, personale, spm

  (sue proprie mani) o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata;

• i plichi di gara.

Le altre buste indirizzate nominativamente al personale vanno aperte, nella convinzione che nessun dipendente utilizza l’Università come fermoposta o casella postale privata.

Chiunque riceva, tramite corrispondenza privata, documenti concernenti affari o procedimenti amministrativi dell’Amministrazione, è tenuto a farli pervenire tempestivamente al servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali.

8.9 - Priorità nella registrazione dei documenti analogici in arrivo¶

Indipendentemente dal mezzo di trasmissione, è data priorità nella registrazione a protocollo a:

• denunce di infortunio
• plichi di gara
• atti giudiziari notificati e documenti di rilevanza legale
• documenti ministeriali
• documenti relativi a procedimenti ispettivi
• documenti regionali
• documenti prefettizi
• documenti comunali e della città metropolitana
• documenti di rilevanza finanziario-contabile
• fatture passive pervenute al di fuori del Sistema di interscambio (es. le fatture di fornitori esteri)
• documenti sindacali

Tale casistica è soltanto indicativa ed è suscettibile di variazione in concomitanza con altre priorità che si dovessero presentare.

Di norma si procede alla registrazione di protocollo nella stessa giornata di consegna e comunque entro le 24 ore lavorative successive alla ricezione.

Nel caso di presentazione diretta di un documento allo sportello di accettazione, qualora non sia possibile l’immediata registrazione di protocollo, si rilascia al latore, su richiesta, fotocopia del frontespizio del documento vidimata col timbro di accettazione.

Le operazioni di registrazione a protocollo di tutti i documenti in arrivo vengono effettuate, di norma, dal servizio di protocollo. I documenti in arrivo possono essere registrati anche dai dipartimenti didattici o dai centri di servizio, qualora l’iter procedimentale successivo al documento si esaurisca “in toto” all’interno della struttura ricevente il documento - Allegato 17 e Allegato 18.

8.10 - Segnatura di documenti analogici¶

Per la segnatura di protocollo sui documenti analogici possono essere utilizzate le apposite stampanti a inchiostro indelebile ovvero timbri meccanici con diciture predefinite da completare in modo manuale.

Si procede in modo analogo:

• per il protocollo differito: documenti protocollati con motivato provvedimento che ammette il documento alla registrazione differita (ora per allora);
• per il protocollo riservato;
• per evidenziare che la data del documento è irritualmente antecedente rispetto alla data di protocollazione; in tal caso, si appone un timbro recante la procedura PERVENUTO AL PROTOCOLLO IL… Infatti non si tratta di protocollo differito, ma di un documento potenzialmente pervenuto con ritardo, fatto salvo anche l’errore materiale del mittente.

Per evidenziare sul documento analogico l’avvenuto annullamento di una registrazione nel sistema di protocollo informatico, invece, si procede a incarcerare con una penna rossa, la segnatura di protocollo apposta sul documento analogico annotando con la medesima penna rossa la dicitura ANNULLATO.

8.11 - Protocollo particolare (riservato)¶

Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per:

• documenti di carattere politico e di indirizzo, di competenza del Rettore o del Direttore Generale che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
• tipologie di documenti individuati dalla normativa vigente relativamente a dati c.d. “sensibilissimi”;
• documenti legati a vicende di persone o a fatti privati e, in particolare, documenti riportanti dati sensibili e dati giudiziari.

8.12 - Annullamento di una registrazione¶

È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo per motivate e verificate ragioni.

Solo il Responsabile della gestione documentale e le persone espressamente delegate sono autorizzati ad annullare la registrazione di protocollo.

L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo.

I motivi per i quali è richiesto l’annullamento possono essere:

• errore di inserimento delle informazioni registrate in forma immodificabile nel caso che dette informazioni non siano generate o assegnate automaticamente dal sistema;
• il documento registrato deve essere sostituito per rettifica del corrispondente (mittente o destinatario) e/o dell’oggetto;
• doppia protocollazione del medesimo documento effettuata per errore o perché pervenuto/inviato con modalità diverse;
• la motivazione per cui il documento è stato prodotto è venuta meno, purché il documento non sia già stato diffuso.

Nel caso in cui il documento da annullare sia sostituito da una nuova registrazione, negli estremi del provvedimento di autorizzazione all’annullamento si indica il numero e la data di protocollo del documento correttamente registrato.

La richiesta di annullamento va inoltrata al Responsabile della gestione documentale tramite il sistema informatico di ticketing interno all’Ateneo che provvederà anche alla storicizzazione. Nella richiesta devono essere obbligatoriamente indicate le seguenti informazioni:

1. numero di protocollo da annullare;
2. nuovo numero di protocollo corretto;
3. motivazione dell’annullamento.

La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema di gestione documentale e della sequenza numerica con la dicitura ANNULLATO.

Il documento informatico riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nell’apposito Raccoglitore.

Se il documento analogico o informatico annullato costituisce una tipologia documentale soggetta a registrazione per la quale è prevista la conservazione perenne, lo stesso sarà conservato nel proprio repertorio con la dicitura “annullato” assieme alle informazioni relative alla richiesta di annullamento.

In tema di annullamento dei provvedimenti occorre far riferimento alle disposizioni di cui alla L. 241/1990 in merito agli strumenti di autotutela.

Nella registrazione di protocollo appaiono in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche la data, il cognome e il nome dell’operatore che ha effettuato l’annullamento; l’ora dell’annullamento risulta visibile cliccando sul tasto storia.

Le informazioni relative al protocollo rimangono comunque memorizzate nel registro informatico per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora, l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.

Si può comunque procedere all’annullamento di un documento ricevuto con PEC sebbene il mittente abbia già la ricevuta di avvenuta consegna. In questo caso, il mittente riceverà una notifica di annullamento del suo documento con la relativa motivazione. Nel caso particolare che tale destinatario non abbia ricevuto la notifica PEC dell’annullamento, si provvederà ad inviarla dalla casella PEC dell’Ateneo, apponendo una annotazione nella registrazione di protocollo.

Nel caso in cui occorra annullare un documento informatico in partenza trasmesso con PEC, il responsabile della gestione documentale informerà di detto annullamento l’UOR competente che provvederà a darne comunicazione al destinatario del documento annullato.

8.13 - Corresponsabilità di un documento e fascicolo¶

La corresponsabilità di un documento e/o di un fascicolo (conferenza di servizi) è la partecipazione al procedimento amministrativo di:

• più UOR della AOO (corresponsabilità di servizi interna);
• più AOO di enti diversi (corresponsabilità di servizi esterna).

Nella corresponsabilità di servizi interna - pur essendo la responsabilità amministrativa ripartita tra più UOR e di conseguenza tra più RPA - la responsabilità della tenuta dei documenti analogici e del rispettivo fascicolo spetta esclusivamente alla UOR che ha la competenza prevalente sul procedimento amministrativo, come individuato dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali. Spetta, pertanto, a tale UOR istituire il fascicolo e rendere disponibili alle altre UOR coinvolte i documenti ivi contenuti.

L’Ateneo non ha in dotazione, al momento, sistemi informatici in grado di supportare la corresponsabilità di servizi esterna (tra AOO di enti diversi).

8.14 - Casi di rigetto¶

Per rigetto si intende la segnalazione di una UOR al Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali della erronea assegnazione di competenza su un determinato documento ricevuto a seguito di protocollazione. Pertanto, il rigetto avviene solo per i documenti in arrivo.

Prima del rigetto, la UOR deve riportare nella registrazione una annotazione, motivando il rigetto stesso e indicando, eventualmente, la UOR competente.

Il documento informatico ritorna così in carico al Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali che provvederà ad inoltrarlo alla nuova UOR competente.

La UOR ricevente potrà riassegnare i documenti, erroneamente ricevuti, ad una nuova UOR solo nel caso in cui quest’ultima appartenga alla stessa struttura (dipartimenti amministrativi, dipartimenti didattici, centri, etc).

Nel caso di documento originale analogico, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali procede alla nuova assegnazione ad altra UOR solo dopo aver ricevuto l’originale, rigettato mediante il sistema di protocollo.

In caso di conflitto di competenze tra UOR della medesima struttura, compete al dirigente/direttore l’individuazione della UOR competente; nel caso, invece, di conflitto tra UOR appartenenti a strutture diverse, l’individuazione della UOR competente è prerogativa del direttore generale, su proposta del responsabile della gestione documentale.

Nessun documento, analogico e/o informatico, deve rimanere in carico al Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali.

8.15 - Flusso del documento informatico in partenza¶

Il documento informatico prodotto deve essere redatto preferibilmente nel formato pdf/a o nei formati stabiliti in precedenza (cfr. § 3.2) ed avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere registrato al protocollo:

• sigillo (logo);
• data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso;
• indicazione dell’indirizzo PEC o e-mail del destinatario;
• nominativo del RPA;
• numero degli allegati;
• firma digitale.

Può essere predisposto un flusso all’interno del sistema gestionale (workflow) per i visti eventualmente richiesti all’interno dell’amministrazione prima della protocollazione del documento firmato digitalmente.

Il documento informatico protocollato può essere trasmesso via e-mail o a mezzo PEC; è compito del RPA verificare la corretta spedizione del documento informatico.

8.16 - Flusso del documento informatico tra UOR dell’Ateneo¶

Il documento tra uffici (o interno) è quello che una UOR invia ad un’altra UOR dell’Ateneo.

I documenti scambiati tra uffici devono essere sottoscritti digitalmente dal funzionario responsabile.

Nel caso in cui il documento tra uffici sia anche destinato per conoscenza ad enti e/o persone esterni all’Ateneo, lo stesso andrà sottoscritto digitalmente dal dirigente responsabile ed inviato all’esterno a mezzo email istituzionale.

Nel caso in cui uno dei destinatari del documento (non per conoscenza) sia un ente o una persona esterna all’Ateneo, il documento dovrà essere protocollato in modalità in partenza, inserendo in conferenza di servizi gli uffici interni all’Ateneo destinatari del documento stesso.

8.17 - Flusso del documento informatico da altra banca dati/online¶

Per garantire il flusso dei documenti informatici da altra banca dati/online, bisogna garantire l’interoperabilità tra i sistemi, cioè permettere che i sistemi risultino “dialoganti” per lo scambio dei dati.

L’interoperabilità può essere espletata con accessi diretti al database oppure il flusso del documento informatico può essere permesso con meccanismi automatici di gestione documentale disegnati mediante processi.

Per il dettaglio dei flussi documentali d’Ateneo interni ed esterni si rinvia all’appendice (Allegato 20) nella quale vengono elencati i sistemi informatici utilizzati dall’Università di Messina.

8.18 Tipologie di firme elettroniche¶

Firma elettronica semplice: la cosiddetta “firma debole” intesa come l’insieme dei dati in forma elettronica, riconducibili all’autore (anche di tipo: log identificativo, indirizzo mail, ecc.), allegati o connessi ad atti o fatti giuridicamente rilevanti contenuti in un documento informatico, utilizzati come metodo di identificazione informatica. Può essere utilizzata per i documenti interni.

Firma elettronica avanzata: utilizzando un sistema di gestione documentale che prevede profili di abilitazione, credenziali di accesso, immodificabilità di alcuni record e la cronologia di tutti gli interventi, la registrazione a protocollo può essere considerata firma elettronica avanzata, in quanto vi è un processo che identifica l’autore.

Firma elettronica qualificata: una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche. Ai sensi dell’art. 25, comma 3, del Regolamento del Parlamento e del Consiglio dell’Unione europea 23 luglio 2014, n. 910 corrisponde alla firma digitale italiana. Viene utilizzata per tutti i documenti per cui viene richiesto dalla normativa.

8.19 - Adeguamento normativo alla dematerializzazione¶

In ottemperanza alle disposizioni normative che prevedevano i necessari adeguamenti entro il 12 agosto 2016, l’Università di Messina ha proceduto, nel corso del 2016, allo svolgimento delle attività riportate in tabella.