1.1 - Che cos’è, a cosa serve e a chi serve¶

Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive il sistema di produzione e di gestione dei documenti, come previsto dall’art. 3 e dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 [1]_.

Serve ad indicare le procedure e fornire le istruzioni per la corretta formazione, gestione, tenuta e conservazione della documentazione analogica e digitale. Esso descrive, altresì, le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione secondo parametri di corretta registrazione di protocollo, smistamento, assegnazione, classificazione, fascicolatura, reperimento e conservazione dei documenti.

Il manuale di gestione costituisce una guida per l’operatore di protocollo e per l’utente: al primo, per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale; al secondo per comprendere e collaborare nella gestione documentale stessa (ad es., utilizzando formati idonei per la formazione delle istanze, ecc.).

1.2 - Modalità di redazione¶

La redazione del manuale di gestione deve contemperare l’assolvimento dell’obbligo normativo e le esigenze concrete dell’Amministrazione (cfr. Appendice normativa descritta nell’Allegato 1); a tal fine è stato redatto dopo opportuna verifica e analisi del modello organizzativo e delle procedure amministrative.

Presso l’Università degli Studi di Messina (da ora in poi definita “Università”) le procedure e i processi più rilevanti sono stati descritti sulla base della tabella dei procedimenti amministrativi predisposta da Procedamus (Allegato 2).

Per la redazione di questo Manuale sono stati utilizzati il modello proposto dal Gruppo di lavoro nell’ambito del progetto Procedamus per gli atenei aderenti (http://www.procedamus.it) e il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico dell’Università degli Studi dell’Insubria (https://www.uninsubria.it), emanato con decreto 23 maggio 2016, n.356.

1.3 Forme di pubblicità e divulgazione¶

Il manuale è reso pubblico mediante la pubblicazione sul sito istituzionale, come previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, art. 5, comma 3. Deve, altresì, essere capillarmente divulgato alle strutture dell’Amministrazione, al fine di consentire la corretta diffusione delle nozioni e delle procedure documentali e la necessaria collaborazione di cui al § 1.1.