7.1 - Nozione¶

Per repertorio si intende il registro in cui vengono annotati con numero progressivo gli atti e i documenti per i quali è prevista la registrazione particolare, individuati in base alla tipologia documentale, indipendentemente dalla classifica del documento desunta dal piano di classificazione in vigore nell’Ateneo. Tali documenti dovranno comunque essere inseriti nel fascicolo archivistico di loro pertinenza.

La numerazione della repertoriazione parte dal n. 1, distinta per anno solare; inizia dal 1° gennaio e si conclude il 31 dicembre di ogni anno.

Fa eccezione il repertorio, a numerazione continua, dei contratti in forma pubblica amministrativa.

Ogni repertorio è collegato al registro di protocollo dell’AOO.

7.3 - Repertori attivi¶

L’elenco dei repertori attivi presso l’Università, distinti per tipologia, è descritto nell’Allegato 16.

7.4 Il registro giornaliero di protocollo¶

Il registro giornaliero di protocollo è prodotto in maniera non presidiata dal software di gestione documentale entro il giorno lavorativo seguente, mediante la generazione o il raggruppamento delle informazioni registrate secondo una struttura logica predeterminata e memorizzato in forma statica, immodificabile e integra.

Attualmente, in base allo stato dell’arte delle tecnologie e dei formati, è utilizzato il formato XML, a mente del DPCM 3 dicembre 2013, Allegato 2.

Gli elementi memorizzati del registro giornaliero, costituito dal documento XML e dai metadati del repertorio, sono i seguenti:

• Documento con le registrazioni del protocollo giornaliero in formato XML, il cui nome è espresso secondo il seguente pattern: Codice IPA, AOO, underscore, anno, mese e giorno in 8 cifre (ad es., ipotizzando la denominazione del file inerente al registro giornaliero del 2 gennaio 2016, la stringa è la seguente: udsm_meAmm_cle_20160102.xml)
• Data di creazione del registro
• Data del registro giornaliero
• Impronta del documento informatico
• Responsabile della gestione documentale
• Oggetto (Registro informatico di protocollo del giorno GG/MM/AAAA dell’AOO “Università degli studi di Messina”)
• Codice identificativo del registro
• Numero progressivo del registro