3.1 - Documento informatico e analogico: definizione e disciplina giuridica¶

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico è una sequenza determinata di valori binari indipendente dal supporto fisico su cui è memorizzata.

Il documento analogico è la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Qualsiasi documento non informatico (ad es., documento cartaceo) è, dunque, un documento analogico.

A differenza del documento analogico, che si caratterizza per la pluralità di forme (scrittura privata, atto pubblico, scrittura privata autenticata) che sostanziano il diverso valore giuridico-probatorio, il documento informatico si caratterizza per la pluralità di firme, che caratterizzano e diversificano l’efficacia giuridico-probatoria del documento.

La firma elettronica non è, infatti, la rappresentazione informatica grafica della firma, ma un meccanismo di associazione di dati per l’imputazione di effetti giuridici in capo ad un determinato soggetto.

L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono valutabili in giudizio tenuto conto delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se prodotto in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

Il documento informatico può essere sottoscritto con firma elettronica, avanzata o qualificata (ad es. digitale): il tipo di firma utilizzata differenzia il valore giuridico del documento, secondo le norme previste dalla legge.

Il documento informatico privo di sottoscrizione è una riproduzione informatica; come tale forma piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime (2712 cc, 23 quater CAD, 2713 cc).

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice è liberamente valutabile dal giudice sia per quanto riguarda l’efficacia giuridica che per l’efficacia probatoria tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

Il documento informatico sottoscritto con firma avanzata, se formato nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità, al pari di una scrittura privata, fa piena prova fino a querela di falso della provenienza della dichiarazione da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale è prodotta ne riconosce la sottoscrizione ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta.

Il documento informatico sottoscritto con firma qualificata (ad es. digitale), se formato nel rispetto delle regole tecniche che garantiscano l’identificabilità dell’autore, fa piena prova fino a querela di falso della provenienza della dichiarazione da chi l’ha sottoscritta. L’utilizzo del dispositivo si presume riconducibile al titolare, salvo che questi ne dia prova contraria.

L’associazione ad un documento informatico di una firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione; tuttavia le firme elettroniche qualificate, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi, che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.

Se stipulate sotto forma di documento informatico, devono essere sottoscritte con firma elettronica qualificata a pena di nullità - salvo i casi di firma autenticata - le scritture private relative ai seguenti tipi di contratti:

• i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili;
• i contratti che costituiscono, modificano o trasferiscono il diritto di usufrutto su beni immobili, il diritto di superficie, il diritto del concedente e dell’enfiteuta;
• i contratti che costituiscono la comunione di diritti indicati dai punti precedenti;
• i contratti che costituiscono o modificano le servitù prediali, il diritto di uso su beni immobili e il diritto di abitazione;
• gli atti di rinunzia ai diritti indicati dai punti precedenti;
• i contratti di affrancazione del fondo enfiteutico;
• i contratti di anticresi;
• i contratti di locazione di beni immobili per una durata superiore a nove anni;
• i contratti di società o di associazione con i quali si conferisce il godimento di beni immobili o di altri diritti reali immobiliari per un tempo eccedente i nove anni o per un tempo indeterminato;
• gli atti che costituiscono rendite perpetue o vitalizie, salve le disposizioni relative alle rendite dello Stato;
• gli atti di divisione di beni immobili e di altri diritti reali immobiliari;
• le transazioni che hanno per oggetto controversie relative ai rapporti giuridici menzionati nei punti precedenti.

Gli altri atti per cui la legge prevede obbligatoriamente la forma scritta soddisfano tale requisito se sottoscritti con firma elettronica avanzata o qualificata.

Si precisa che tutti i contratti stipulati dalla Pubblica Amministrazione, anche quando quest’ultima agisce iure privatorum, richiedono la forma scritta ad substantiam.

3.2 - Redazione/formazione del documento informatico¶

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

• redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software: in tal caso il documento informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità con la sottoscrizione con firma elettronica qualificata o con l’apposizione di una validazione temporale o con il trasferimento a soggetti terzi con PEC con ricevuta completa o con la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza o con il versamento ad un sistema di conservazione;
• acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico: nei predetti casi le caratteristiche di immutabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione;
• registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente: in tal caso le caratteristiche di immutabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di registrazione dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione;
• generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica: in tal caso le caratteristiche di immutabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di registrazione dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

3.2.1 - Validazione temporale¶

Costituiscono validazione temporale:

• i riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati mediante marche temporali;
• i riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato secondo la scala di tempo UTC (Tempo Coordinato Universale) con una differenza non superiore ad un minuto primo;
• il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;
• il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
• il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata;
• il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica.

3.2.2 - Formati¶

Per la formazione e gestione dei documenti informatici, l’Università utilizza le tipologie di formato coerenti con le regole tecniche del documento informatico, del sistema di conservazione e del protocollo informatico tali da garantire i principi di interoperabilità tra i sistemi di conservazione in base alla normativa vigente (Allegato 11).

La scelta del formato è stata effettuata considerando che, come da previsione normativa, deve essere garantite leggibilità e reperibilità del documento informatico nell’intero ciclo di vita dello stesso; pertanto, nella scelta sono stati valutati l’apertura, la sicurezza, la portabilità, la funzionalità, il supporto allo sviluppo e la diffusione dello stesso.

I formati utilizzabili sono: PDF - PDF/A, DOCX, XLSX, PPTX, ODS, ODP, ODG, ODB, XML, TXT, Email (RFC 2822/MIME)

3.3 - Redazione/formazione del documento amministrativo informatico¶

Il documento amministrativo è qualsiasi rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica.

Il documento amministrativo può assumere la forma di documento informatico o analogico.

Le amministrazioni pubbliche formano gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici di cui al § 3.1 ovvero acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni previste dalla legge. Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare duplicazioni e copie.

Il documento amministrativo informatico e le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni previste dalla legge sono soggetti a registrazione di protocollo, segnatura, fascicolatura e/o repertoriazione.

Il documento amministrativo informatico assume le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, oltre che nei modi di cui al § 3.2, anche con la registrazione nel registro di protocollo unico d’Ateneo, nei repertori e negli albi contenuti nel sistema di gestione informatica dei documenti.

Il documento amministrativo informatico deve, di norma, contenere la denominazione dell’Ateneo e l’indicazione di:

• AOO/ UOR
• Data
• Classificazione
• Indicazioni atte a individuare il fascicolo di competenza
• Numero e descrizione degli allegati
• Oggetto
• Destinatario
• Testo
• Sottoscrizione
• Elementi identificativi del responsabile del procedimento

Il documento deve essere sottoscritto prima di essere protocollato. Di norma, la data di sottoscrizione e la data di protocollazione coincidono.

3.4 - Redazione/formazione del documento amministrativo analogico¶

Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica, come ad es. le tracce su carta, le immagini contenute nei film e le magnetizzazioni su nastro.

Nell’attività amministrativa, di norma, il documento analogico è un documento formato su supporto analogico prodotto con strumenti analogici (ad es., documento scritto a mano) o con strumenti informatici (ad es., documento prodotto con un sistema di videoscrittura e stampato su carta). L’originale analogico è il documento nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi formali (sigillo, carta intestata, formulario amministrativo) e sostanziali, comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione, del mittente e del destinatario e dotato di firma autografa.

I documenti analogici dotati di firma autografa, aventi per destinatario un ente o soggetto terzo, sono di norma redatti in due esemplari: un originale per il destinatario e una minuta da conservare agli atti del mittente.

Si definisce minuta l’esemplare del documento conservato agli atti dell’amministrazione pubblica mittente, cioè nel fascicolo relativo al procedimento amministrativo o all’affare trattato. Come l’originale, va corredata di sigle, firma e sottoscrizioni autografe.

Il documento amministrativo analogico in uscita deve essere redatto su carta intestata e deve, di norma, contenere la denominazione dell’Università e l’indicazione di:

• AOO/ UOR
• Data
• Classificazione
• Indicazioni atte a individuare il fascicolo di competenza
• Numero e descrizione degli allegati
• Oggetto
• Destinatario
• Testo
• Sottoscrizione
• Elementi identificativi del responsabile del procedimento

Il documento deve essere sottoscritto prima di essere protocollato; di norma la data di sottoscrizione e la data di protocollazione coincidono.

3.5 - Documenti che possono essere redatti in originale anche su supporto analogico¶

Ai sensi del DPCM 21 marzo 2013, per particolari tipologie di documenti analogici originali unici, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Per documenti originali unici si intendono tutti quei documenti il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta.

3.6 - Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della PEC istituzionale¶

La Posta Elettronica Certificata (PEC) costituisce un mezzo di trasmissione che consente lo scambio di comunicazioni e documenti la cui trasmissione e ricezione sono giuridicamente rilevanti. Tale modalità di trasmissione dei documenti viene utilizzata nei casi in cui è necessario avere prova opponibile dell’invio e della consegna del messaggio di posta.

Il documento trasmesso/ricevuto con PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento: in tal caso, l’avvenuta consegna del messaggio elettronico consente tra l’altro di ricorrere contro terzi.

La PEC, a differenza della posta elettronica semplice, ha le seguenti peculiarità:

• identificazione del mittente, se coincide con l’autore del documento;
• garanzia dell’integrità e della riservatezza dei messaggi;
• data certa di spedizione e consegna dei messaggi;
• ricevuta di avvenuta consegna o avviso di mancato recapito;
• tracciatura dei messaggi a cura del gestore.

Di norma, si dovrebbe usare la PEC per trasmettere e/o ricevere un documento informatico, ma può accadere che la comunicazione/istanza sia costituita dal mero corpo della e-mail.

In questo caso, si procede alla registrazione del messaggio nel sistema di gestione documentale solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico-probatorio.

3.7 - Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale¶

L’e-mail costituisce un documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice, in quanto il mittente viene identificato inserendo il proprio username e la propria password.

Le e-mail inviate da una casella istituzionale sono considerate sottoscritte con firma elettronica semplice e sono soggette a protocollazione solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico-probatorio.

3.8 - Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione (arrivo, partenza, scambiati tra UOR, fax, PEC, e-mail)¶

I documenti, siano essi analogici o informatici, in base allo stato di trasmissione si distinguono in:

• documenti in arrivo
• documenti in partenza
• documenti interni (scambiati tra UOR)

Per documenti in arrivo si intendono tutti i documenti di rilevanza giuridico-probatoria acquisiti dall’Università nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato.

Per documenti in partenza si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dall’Università nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un diverso soggetto pubblico o privato ed anche ai propri dipendenti come persone fisiche e non nell’esercizio delle loro funzioni.

Per documenti interni o tra uffici si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR). I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni, al fine di documentare fatti inerenti l’attività svolta e la regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi.

Per comunicazioni informali tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, delle quali è facoltativa la conservazione. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e di norma non sono protocollate.

Di norma, la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di posta elettronica certificata istituzionale (PEC) accessibile all’Unità Organizzativa responsabile della protocollazione in arrivo. Inoltre, i documenti informatici possono essere ricevuti dalle caselle di PEC dei dipartimenti didattici e dei centri di servizio dell’Ateneo nonché attraverso piattaforme informatiche abilitate.

3.9 - Duplicato del documento informatico e analogico¶

Il duplicato del documento informatico è un documento che, mediante idoneo processo o strumento, assicura che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contiene la stessa sequenza binaria del documento informatico di origine da cui è tratta. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti se prodotti in conformità alle regole tecniche.

Il “duplicato informatico” è dunque un documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario. L’ugual numero e sequenza di bit del duplicato è il risultato di un’operazione di copia incolla o di download del documento originario, ad esempio, su un supporto diverso (come una chiavetta).

Pertanto, a differenza delle copie di documenti informatici, che si limitano a mantenere il contenuto dei documenti originari (ma non il loro formato), i duplicati informatici non necessitano di attestazione di conformità all’originale da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale, stante la loro perfetta corrispondenza nel numero e nella sequenza dei valori binari, e hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti qualora prodotti mediante processi e strumenti che assicurino la predetta sequenza.

Il duplicato di un documento analogico è la riproduzione del documento analogico originale distrutto o smarrito che lo sostituisce a tutti gli effetti legali; ad es., il rilascio del certificato di laurea, della carta di identità, etc.

3.10 - Copia del documento informatico e analogico: nozione¶

La nozione di documento informatico, sequenza determinata di valori binari indipendente dal supporto fisico su cui è memorizzata, comporta che il concetto di copia perda di significato: il documento è totalmente riproducibile ed è impossibile distinguere tra originale e copia.

Nel mondo digitale, la copia di un documento informatico è un documento informatico che, mediante processi e strumenti idonei, assicura la corrispondenza della copia alle informazioni del documento informatico di origine, attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei ai sensi della normativa vigente. La copia di un documento informatico è, dunque, un documento informatico che muta il formato del documento originario o che muta il supporto del documento originario da analogico ad informatico o viceversa. (Esempio: salvare un file da un formato ad un altro da doc a pdf, oppure da doc a odt).

Le copie del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta, fermo restando l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

La copia di un documento analogico è la trascrizione o riproduzione dell’originale. Si distingue in copia semplice, imitativa e conforme. La copia semplice è la pura trascrizione dell’originale senza riguardo agli elementi formali. La copia imitativa riproduce sia il contenuto che la forma (es. fotocopia). La copia conforme è la copia certificata come conforme all’originale da un pubblico ufficiale autorizzato ad eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”).

3.11 - Copia informatica del documento amministrativo analogico¶

È possibile produrre la copia su supporto informatico di documenti amministrativi in origine su supporto analogico. La copia informatica ha il medesimo valore dell’originale analogico da cui è tratta se attestata conforme dal funzionario a ciò delegato nei modi stabiliti dalla legge. L’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o può essere prodotta come documento separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia.

In entrambi, i casi l’attestazione deve essere sottoscritta con firma digitale del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o l’estratto informatico oggetto dell’attestazione.

Per copia informatica di un documento analogico si intende:

• copia informatica del documento analogico, data dal documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto ma diverso come forma (ad es., trascrizione del contenuto, mantenendo eventualmente la forma, di un documento analogico in un file .doc o .pdf; diversamente dalla copia per immagine, questo permette l’accessibilità, la ricerca e la copia del contenuto);
• copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, avente contenuto e forma uguali all’originale; si tratta della scansione di un documento analogico oppure di un file (ad es. un documento in .pdf, .tiff o .jpg).

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Le copie informatiche di documenti analogici, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno la medesima efficacia probatoria degli originali se ad esse è apposta o associata, da parte di colui che le spedisce o le rilascia, una firma digitale:

• per “rilascio” si intende la consegna di un supporto fisico idoneo a ricevere stabilmente la memorizzazione della rappresentazione corrispondente al documento analogico e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale;
• per “spedizione” si intende l’inoltro telematico del/dei file corrispondenti tramite un sistema di posta elettronica o altro sistema di comunicazione informatica.

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati su supporto analogico hanno la medesima efficacia probatoria degli originali, se:

• la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e nel rispetto delle regole tecniche;
• sono formate nel rispetto delle regole tecniche e se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

3.12 - Copia ed estratto informatico di documento amministrativo informatico¶

La copia informatica di documento informatico è il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico, con diversa sequenza di valori binari. Qualora la copia riproduca solo una parte del contenuto del documento, viene definita “estratto”.

Le copie e gli estratti devono essere prodotti in uno dei formati idonei definiti dall’Amministrazione.

La copia o l’estratto così formati, di uno o più documenti informatici, se sottoscritti con firma digitale da chi effettua la copia, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità può essere inserita nello stesso documento informatico contenente la copia o l’estratto, oppure prodotta come documento informatico separato; in entrambi i casi l’attestazione dev’essere sottoscritta con firma digitale del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico oggetto dell’attestazione.

3.13 - Copia analogica di documento amministrativo informatico¶

La copia analogica di documento amministrativo informatico è, di norma, la stampa cartacea. La copia su supporto analogico di documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, per avere la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta, deve essere certificata come conforme all’originale in tutte le sue componenti da un pubblico ufficiale autorizzato a eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”) salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

3.14 - Metadati¶

Con il termine metadati si definiscono le informazioni che, associate ad una pagina Web o ad una parte di essa, ne descrivono il contenuto specificandone il contesto di riferimento. I metadati sono parte integrante del Web semantico, con il quale si fa riferimento alla possibilità di classificare i dati pubblicati sul Web in maniera strutturata, in modo che la ricerca delle informazioni da parte degli utenti sia più efficace.

La funzione principale di un sistema di metadati è quella di consentire il raggiungimento dei seguenti obiettivi:

• Ricerca, che consiste nell’individuare l’esistenza di un documento;
• Localizzazione, ovvero rintracciare una particolare occorrenza del documento;
• Selezione, realizzabile analizzando, valutando e filtrando una serie di documenti;
• Interoperabilità semantica, che consiste nel permettere la ricerca in ambiti disciplinari diversi grazie a una serie di equivalenze fra descrittori;
• Gestione risorse, ossia gestire le raccolte di documenti grazie all’intermediazione di banche dati e cataloghi;
• Disponibilità, ovvero ottenere informazioni sull’effettiva disponibilità del documento.

I metadati possono essere distinti in vari modi; generalmente vengono classificati in tre macrocategorie:

• Metadati descrittivi: servono per l’identificazione ed il recupero degli oggetti digitali; sono costituiti da descrizioni dei documenti fonte, o dei documenti nati in formato digitale, risiedono generalmente nelle basi dati dei sistemi di information retrieval all’esterno dell’archivio digitale e sono collegati a quest’ultimo tramite appositi collegamenti;
• Metadati amministrativi e gestionali: evidenziano le modalità di archiviazione e manutenzione degli oggetti digitali nel sistema di gestione dell’archivio digitale e sono necessari per una corretta esecuzione delle relative attività. Nel mondo digitale, data la labilità dell’informazione elettronica, questi tipi di metadati assumono un’importanza preponderante ai fini della conservazione permanente degli oggetti digitali: essi possono documentare i processi tecnici associati alla conservazione permanente; fornire informazioni sulle condizioni e i diritti di accesso agli oggetti digitali; certificare l’autenticità e l’integrità del contenuto; documentare la catena di custodia degli oggetti e identificarli in maniera univoca;
• Metadati strutturali: collegano le varie componenti delle risorse per un’adeguata e completa fruizione, che spesso avviene attraverso la mappatura di schemi di metadati diversi. Questi metadati inoltre forniscono dati di identificazione e localizzazione del documento, come il codice identificativo, l’indirizzo del file sul server, l’archivio digitale di appartenenza e il suo indirizzo Internet.

I metadati possono essere utilizzati anche per consentire un impiego funzionale dei documenti nell’ambito di un determinato sistema informativo, per es., certificare l’autore del documento, stabilirne un periodo di validità, consentirne la lettura a determinate categorie di utenti, individuare la base di dati dalla quale è estratto o il software con cui è stato generato, identificare lo specifico formato del documento e l’ambito della sua applicabilità, stabilire legami operativi con altri documenti.