4.1 - Il fascicolo: definizione e funzione¶

Il fascicolo è l’unità di base dell’archivio corrente. Ogni fascicolo contiene documenti che riguardano uno stesso affare, attività o procedimento e sono classificati in maniera omogenea, in base al contenuto e secondo il grado divisionale attribuito dal titolario (o piano di classificazione), salvo alcune eccezioni come il fascicolo di persona (e le rispettive tipologie, di personale, di studente, etc.) e il fascicolo di fabbricato.

All’interno di ciascun fascicolo, i documenti sono inseriti secondo l’ordine cronologico di registrazione e la loro sedimentazione avviene in modo tale che si individui subito il documento più recente. L’ordine cronologico di sedimentazione è rispettato anche all’interno dei sottofascicoli, se istruiti. L’obbligo di fascicolatura dei documenti riguarda sia i documenti contraddistinti dalla segnatura di protocollo sia i documenti procedurali non registrati (cfr. DPR 445/2000, art.64 comma 4).

La corretta tenuta del fascicolo garantisce sia la sedimentazione che l’esercizio del diritto di accesso.

Si possono distinguere cinque tipologie di fascicolo:

• Affare: conserva i documenti relativi a una competenza non proceduralizzata né procedimentalizzata. Per gli affari non esiste un termine per la conclusione previsto da norme;
• Attività: conserva i documenti relativi a una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento procedurale e per la quale non è comunque prevista l’adozione di un provvedimento finale;
• Procedimento amministrativo: conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un atto finale;
• Persona fisica: conserva i documenti relativi a diversi procedimenti amministrativi, distinti per affari o per attività, ma legati da un vincolo archivistico interno, relativo a una persona fisica determinata. La chiusura del fascicolo dipende dalla conclusione del rapporto giuridico con l’ente;
• Persona giuridica: conserva i documenti relativi a una persona giuridica con modalità simili a quelle del fascicolo di persona fisica.

Il fascicolo può essere ulteriormente suddiviso in sottofascicoli e inserti. Queste suddivisioni sono identificate grazie ad un’ulteriore sequenza numerica progressiva (detta anche “catena numerica”), gerarchicamente posta al di sotto del numero di fascicolo o del sottofascicolo.

Il sottofascicolo può essere chiuso prima del fascicolo, ma non viceversa, in quanto di norma trattasi di un subprocedimento o di un endoprocedimento stesso.

4.2 - Il fascicolo informatico: formazione, implementazione e gestione¶

Per ogni procedimento, affare e attività, l’Università ha l’obbligo di conservare in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati da chiunque formati su supporto informatico; un fascicolo informatico può contenere anche copie di qualunque tipo di documenti nativi cartacei.

Il fascicolo informatico reca le seguenti indicazioni:

• amministrazione titolare del procedimento;
• altre amministrazioni partecipanti;
• nominativo del responsabile del procedimento;
• oggetto del procedimento;
• elenco dei documenti contenuti;
• indice di classificazione (titolo, classe, etc.);
• numero del fascicolo, identificativo di una catena numerica relativamente alla classe e al titolo di riferimento dell’anno di creazione;
• data di apertura e di chiusura del fascicolo.

Il fascicolo informatico è creato dal responsabile del procedimento (o da una persona incaricata) all’interno del sistema di gestione documentale Titulus ed è visualizzabile con possibilità di intervento da parte degli utenti abilitati a operare sui documenti della UOR responsabile.

Istruendo i fascicoli, è necessario evitare la frammentazione delle pratiche; l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità; la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari invece che basati sull’analisi di processi e funzioni.

Il fascicolo informatico in un sistema totalmente digitale garantisce la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato dalle amministrazioni coinvolte nel procedimento. Le regole per l’istruzione, l’identificazione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale e alla disciplina della formazione, gestione, trasmissione e conservazione del documento informatico.

L’indicazione della UOR e del RPA concorre all’identificazione del fascicolo e alla individuazione del responsabile. La UOR e il RPA devono essere gli stessi di ciascun documento, del fascicolo e degli eventuali sottofascicoli. Ogni qualvolta cambia il RPA il fascicolo informatico deve essere immediatamente trasferito per competenza al nuovo responsabile del procedimento.

4.3 - Il fascicolo ibrido¶

Il fascicolo ibrido si riferisce a un procedimento amministrativo composto sia da documenti analogici che da documenti informatici, siano essi originali o derivati (da stampa, scansione, web, on line, etc.). Di fatto, il fascicolo ibrido è rappresentato dal fascicolo informatico corredato dei documenti nativo-digitali e della scansione dei documenti analogici.

L’unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema di classificazione mediante gli elementi identificativi del fascicolo (anno di istruzione, titolo/classe, numero del fascicolo, oggetto) e dal contenuto dei documenti.

4.4 - Metadati del fascicolo informatico¶

I metadati sono un insieme di dati associati a un fascicolo informatico per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permettere, nel tempo, la gestione nel sistema di conservazione.

I metadati minimi del fascicolo informatico e della aggregazione documentale informatica rispettano la codifica di caratteri ISO-8859-1.

I metadati minimi del fascicolo informatico sono:

• identificativo univoco e persistente rappresentato da una sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e permanente al fascicolo in modo da consentirne l’identificazione;
• AOO;
• UOR responsabile del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo;
• responsabile del procedimento: cognome e nome;
• eventuali amministrazioni partecipanti al procedimento;
• oggetto: metadato funzionale a riassumere brevemente il contenuto del fascicolo o comunque a chiarirne la natura;
• elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità;
• data di apertura del fascicolo;
• data di chiusura del fascicolo.

4.5 - Raccoglitore¶

Il raccoglitore non è un fascicolo ma un contenitore che raggruppa documenti relativi ad uno stesso argomento e afferenti a procedimenti diversi e quindi a fascicoli diversi, privi di una classificazione e una numerazione propria.

In buona sostanza, si tratta di un dossier ad uso e consumo del responsabile del procedimento amministrativo per propria memoria e autodocumentazione, di norma non destinato alla conservazione.