Manuale di Gestione

dell' Università di Messina

Azioni

Capitolo 9 - CASISTICA E COMPORTAMENTI

9.1 - Gestione delle gare d’appalto

9.1.1 - Gare

I procedimenti di gara si svolgono sia in modalità analogica che telematica. Nel caso di gare che si svolgono in modalità analogica, si opera come segue: le buste sigillate riportanti le seguenti diciture: «offerta», «gara d’appalto» o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara d’appalto, non vanno aperte ma si registrano a protocollo per garantire la data certa di acquisizione, ricavando gli elementi per la registrazione dalla busta.

Per tale motivo è importante che il bando di gara preveda che sulla busta sia indicato il nominativo del partecipante e l’oggetto della gara. La segnatura va apposta sulla busta.

La registrazione a protocollo delle offerte, nelle modalità sopra descritte, avviene a cura del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali.

Se il documento è consegnato entro l’orario della scadenza ma la registrazione avviene dopo l’ora fissata per la consegna, a protocollo si inserisce una annotazione immodificabile del tipo: “documento pervenuto alle ore hh.mm del giorno gg/mm/aaaa come risulta dall’indicazione riportata sulla busta che si digitalizza”.

Se la consegna avviene dopo la scadenza fissata dal bando di gara, a protocollo si inserisce una annotazione immodificabile del tipo: “documento consegnato a mezzo corriere postale alle ore hh.mm del giorno gg/mm/aaaa come risulta dall’indicazione riportata sulla busta che si digitalizza”.

Le buste così protocollate vengono consegnate alla competente struttura che le custodisce per consegnarle successivamente alla commissione appositamente nominata. L’apertura delle singole buste avviene a cura della commissione di gara.

Per lo svolgimento di gare con modalità telematica l’Ateneo si avvale delle piattaforme MEPA (Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione) e UBUY (Electronic Procurement). Quest’ultima piattaforma è in corso di attivazione.

I documenti prodotti/ricevuti mediante la piattaforma MEPA vengono acquisiti direttamente dal RPA.

I documenti prodotti/ricevuti mediante la piattaforma UBUY saranno soggetti a registrazione automatica di protocollo. La piattaforma UBUY verrà utilizzata anche per la gestione dell’albo fornitori. Nelle more dell’attivazione della suddetta piattaforma, le domande per l’iscrizione all’albo esistente (imprese di fiducia settore lavori), consistenti in file in formato PDF e firmati digitalmente, vengono trasmesse a mezzo PEC al protocollo generale che provvederà alla registrazione e all’assegnazione alla competente struttura.

9.1.2 - Documenti del portale degli acquisti della pubblica amministrazione

Gli strumenti messi a disposizione sulla piattaforma di e-Procurement gestita da Consip spa per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze sono:

  • le Convenzioni, stipulate da Consip ai sensi dell’art. 26 della Legge 488/99, nell’ambito dei quali i fornitori aggiudicatari di gare - esperite da Consip in modalità tradizionale o smaterializzata a seguito della pubblicazione di bandi - si impegnano ad accettare ordinativi di fornitura emessi dall’Amministrazione;

  • il Mercato Elettronico della P.A*.*** (MePA), mediante il quale, ai sensi dell’art. 11 del D.P.R. 101/2002, l’Amministrazione può acquistare beni e servizi previsti dalle categorie merceologiche di abilitazione stabilite dai Bandi-Consip. Gli operatori economici chiedono a Consip di essere abilitati per specifiche categorie merceologiche e, una volta abilitati, possono creare, nell’ambito della categoria, un proprio catalogo prodotti che va a costituire la “vetrina MePA”. L’importo delle negoziazioni sul MePa deve essere inferiore alla soglia comunitaria;

  • il Sistema Dinamico di Acquisizione della P.A. (SDAPA), che costituisce un processo di acquisizione interamente elettronico, aperto per tutto il periodo di validità dello stesso a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione previsti nel bando pubblicato da Consip. Il Sistema dinamico è caratterizzato da una procedura bifasica:

    • fase 1 - pubblicazione da parte di Consip di un bando istitutivo per una o più categorie merceologiche a cui i fornitori possono abilitarsi;
    • fase 2 - indizione e aggiudicazione di Appalti Specifici in cui la Stazione Appaltante, definendo i quantitativi, il valore e le caratteristiche specifiche dell’appalto, invita tutti i partecipanti ammessi a presentare un’offerta.

    L’importo delle negoziazioni nell’ambito dello SDAPA può essere inferiore o superiore alla soglia comunitaria;

  • gli Accordi quadro, aggiudicati da Consip a più fornitori a seguito della pubblicazione di specifici bandi, definiscono le clausole generali che, in un determinato periodo temporale, regolano i contratti da stipulare. Nell’ambito dell’Accordo quadro, la Stazione Appaltante, attraverso la contrattazione di “Appalti Specifici”, provvede poi a negoziare i singoli contratti, personalizzati sulla base delle proprie esigenze.

Si descrivono le procedure di acquisto d’uso più frequente:

  • Convenzioni
  • Ordine diretto di Acquisto sul MePA (Mercato Elettronico Pubblica Amministrazione)
  • Negoziazioni: Richiesta di Offerta e Trattativa diretta sul MePA (Mercato Elettronico Pubblica Amministrazione).

9.1.3 - Convenzioni

Quando il prodotto che si intende acquistare è presente in una delle convenzioni Consip attive, l’Amministrazione aderisce a tale convenzione ed effettua un Ordine al fornitore che è vincitore della gara precedentemente espletata da Consip Spa.

Il processo può essere così brevemente schematizzato:

  1. il punto istruttore seleziona nell’ambito della convenzione il prodotto che soddisfa al meglio le esigenze dell’Amministrazione;
  2. effettua una bozza dell’Ordine attraverso la piattaforma e provvede all’emissione dei necessari documenti amministrativi di autorizzazione (delibera o decreto) con la relativa copertura finanziaria;
  3. invia la bozza d’Ordine al punto ordinante;
  4. il punto ordinante controlla la bozza d’Ordine;
  5. genera attraverso la piattaforma il file pdf/a che costituisce il documento d’ordine (Ordine diretto di Acquisto);
  6. scarica localmente l’Ordine, lo firma digitalmente, lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica sulla piattaforma.

La piattaforma AcquistinretePA chiede il numero di protocollo per procedere nella registrazione.

9.1.4 - Affidamenti diretti sulla piattaforma MePA (OdA)

Nei casi previsti dalla normativa e dai regolamenti vigenti, si fa ricorso ad un ordine diretto, che consiste nel selezionare il prodotto di proprio interesse fra quelli presenti nel catalogo creato dai fornitori (vetrina MePA) e nell’effettuare l’ordine di acquisto al fornitore che è in grado di fornire il prodotto al prezzo più conveniente per l’Amministrazione.

Il processo può essere così brevemente schematizzato:

  1. il punto istruttore verifica la presenza del prodotto d’interesse, lo seleziona e crea una bozza dell’ordine attraverso la piattaforma e provvede all’emissione dei necessari documenti amministrativi di autorizzazione (delibera o decreto) con la relativa copertura finanziaria;

  2. invia la bozza d’Ordine al punto ordinante;

  3. il punto ordinante controlla la bozza;

  4. genera attraverso la piattaforma il file pdf/a che costituisce il documento d’ordine (Ordine diretto di Acquisto),

  5. scarica localmente l’Ordine, lo firma digitalmente, lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica sulla piattaforma.

    La piattaforma AcquistinretePA chiede il numero di protocollo come campo obbligatorio per procedere nella registrazione.

9.1.5 Procedure negoziate (RdO) - MePA

Nei casi previsti dalla normativa e dai regolamenti vigenti, si fa ricorso ad una richiesta di offerta (RdO), che consiste nell’espletamento di una gara telematica con gli strumenti offerti dalla piattaforma MePA.

Nell’esecuzione dell’iter che conduce alla creazione della RdO, è possibile allegare dei documenti prodotti dall’amministrazione, sia di carattere amministrativo che tecnico-economico, al fine di supportare i fornitori nella predisposizione dell’offerta. Esempi di tali documenti sono il disciplinare di gara, il capitolato tecnico, etc.

La lettera invito prima di essere caricata sulla piattaforma Mepa viene protocollata sul Sistema di Gestione Documentale (Titulus) dall’ufficio competente.

L’RdO si configura come una procedura negoziata che, a discrezione della Stazione Appaltante, può essere:

  • aperta a tutti gli operatori presenti iscritti al MePA per la specifica categoria merceologica;

  • rivolta a determinati operatori economici sorteggiati tramite la piattaforma stessa mediante l’inserimento di determinati filtri definiti dalla piattaforma (categoria merceologica, sede di lavoro, ..).

    Alla scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte, le buste - arrivate sulla piattaforma MePA - vengono esaminate da una apposita Commissione o, in determinati casi e per importi limitati, dal Responsabile Unico del Procedimento.

    I documenti di gara rimangono disponibili sulla piattaforma AcquistinretePA e possono essere salvati localmente dalla commissione/punto istruttore/ordinante.

    Al momento della stipula del contratto con il fornitore aggiudicatario, si genera tramite la piattaforma il file pdf/a che costituisce il documento di stipula.

    Il processo può essere così brevemente schematizzato:

  1. il punto istruttore individua la categoria merceologica o il prodotto sulla piattaforma MePA;
  2. la struttura competente emette il provvedimento di autorizzazione (delibera o decreto) per l’indizione della RdO che viene registrato sul Sistema di Gestione Documentale (Titulus);
  3. il punto istruttore crea la Richiesta di Offerta ed eventualmente allega, tra la documentazione a supporto degli operatori, una lettera invito che viene registrata sul sistema di protocollo;
  4. il punto istruttore invia la bozza di RdO al punto ordinante;
  5. il punto ordinante controlla la bozza e pubblica la gara;
  6. alla scadenza dei termini, si provvede alla valutazione delle offerte pervenute;
  7. al termine della valutazione della documentazione amministrativa eventualmente richiesta, si provvede alla:
    1. stesura del provvedimento di ammissione/esclusione che viene registrato sul sistema di protocollo e pubblicato sul sito d’Ateneo;
    2. registrazione sul sistema di protocollo della nota di trasmissione del provvedimento di ammissione/esclusione che viene notificata tramite PEC e tramite piattaforma MePA a tutti i concorrenti della procedura;
  8. apposita commissione giudicatrice prosegue con la valutazione delle offerte tecniche ed economiche delle ditte ammesse al prosieguo della gara e con la formulazione della proposta di aggiudicazione;
  9. individuato l’aggiudicatario provvisorio, il punto ordinante/istruttore provvede all’emissione del provvedimento autorizzativo (delibera o decreto) con la relativa copertura finanziaria, per la designazione dell’aggiudicatario definitivo. Il provvedimento di aggiudicazione viene registrato sul sistema di protocollo;
  10. il punto ordinante genera attraverso la piattaforma il file pdf/a che costituisce il contratto/documento d’ordine (Documento di Stipula del contratto);
  11. scarica localmente il Contratto, lo firma digitalmente, lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica sulla piattaforma.

9.1.6 - Procedure negoziate – Trattativa diretta

Nei casi previsti dalla normativa e dai regolamenti vigenti, si fa ricorso ad una trattativa diretta, che consente, all’interno del MEPA, di negoziare direttamente con un unico operatore economico.

Si tratta di una Richiesta di Offerta rivolta ad un unico operatore economico al fine di individuare il prodotto che soddisfa meglio le esigenze dell’Amministrazione e/o di negoziare il prezzo indicato dall’operatore stesso nella vetrina del Mercato Elettronico.

Il processo può essere così brevemente schematizzato:

  1. il punto istruttore individua la categoria merceologica o il prodotto sulla piattaforma MePA;
  2. la struttura competente emette il provvedimento di autorizzazione (delibera o decreto) per l’indizione della Trattativa diretta, che viene registrato sul sistema di protocollo;
  3. il punto istruttore crea la Trattativa diretta;
  4. il punto istruttore invia la bozza di Trattativa al punto ordinante;
  5. il punto ordinante invia la Trattativa all’operatore economico assegnando un termine di scadenza per la presentazione dell’offerta;
  6. alla scadenza dei termini, si provvede alla valutazione dell’offerta presentata dall’operatore economico;
  7. se l’offerta presentata viene accettata, il punto ordinante/istruttore provvede all’emissione del provvedimento autorizzativo (delibera o decreto) con la relativa copertura finanziaria, per l’accettazione dell’offerta. Il provvedimento di aggiudicazione viene registrato sul sistema di protocollo;
  8. il punto ordinante genera, attraverso la piattaforma, il file pdf/a che costituisce il contratto/documento d’ordine (Stipula);
  9. scarica localmente il Contratto, lo firma digitalmente, lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica sulla piattaforma.

9.2 - Gestione di concorsi e selezioni

Per la ricezione delle domande di partecipazione a procedure selettive, l’Ateneo utilizza l’applicativo ISTANZE WEB per le selezioni del personale tecnico-amministrativo, del personale docente e ricercatore.

Le domande di partecipazione con i relativi allegati vengono caricate sul portale online; successivamente, in maniera automatica, il RPA riceve in bozza, sul sistema di gestione documentale, una email contenente l’istanza da protocollare. Il numero di protocollo viene inserito sull’apposita piattaforma online.

Parte delle procedure concorsuali/selettive per il personale docente e ricercatore e per il personale tecnico-amministrativo si svolgono ancora in modalità analogica; gradualmente, saranno gestite mediante piattaforma online.

9.3 - Atti giudiziari

9.3.1 - Atti in arrivo

9.3.1.1 Notifiche

Gli atti di parte aventi natura processuale sono generalmente trasmessi all’Amministrazione mediante notifica.

La notifica, quando non è disposto diversamente, avviene con la consegna dell’atto eseguita dall’ufficiale giudiziario, nelle mani proprie del destinatario o del soggetto rappresentante dell’amministrazione autorizzato a ricevere l’atto ovvero tramite servizio postale o a mezzo PEC o nelle altre modalità stabilite dalla legge.

La notifica tramite il servizio postale o a mezzo PEC può essere eseguita anche da avvocati e procuratori autorizzati (ai sensi della L.53/1994 per quanto riguarda gli avvocati e dell’art. 55 L.69/2009 per le notifiche effettuate dall’Avvocatura dello Stato).

Se l’atto è notificato a mano, si considera come data di notifica quella indicata nella relata, posta ordinariamente in calce al documento.

Se l’atto è notificato con raccomandata, si considera come data di notifica il giorno in cui il destinatario ne ha legale conoscenza, ovvero al momento della consegna dell’atto.

Se non è fatto espresso divieto dalla legge, ai sensi dell’art. 149 bis c.p.c., l’atto può essere notificato a mezzo PEC, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo. In questo caso l’ufficiale giudiziario trasmette copia informatica dell’atto sottoscritta con firma digitale all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’Amministrazione ovvero agli indirizzi PEC inseriti nel Registro degli indirizzi elettronici tenuti dal Ministero della Giustizia (*contenziosolegale@pec.unime.it* o *ufficiolegale@pec.unime.it*). La relata di notifica deve essere redatta su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale. La notifica si intende perfezionata nel momento in cui il gestore rende disponibile il documento informatico nella casella di posta elettronica certificata del destinatario. Nel caso in cui la notifica a mezzo PEC viene effettuata, ai sensi dell’art. 3-bis L. n. 53/1994, da un avvocato e l’atto da notificare non consiste in un documento informatico, lo stesso avvocato provvede ad estrarne copia informatica e ad attestarne la conformità all’originale analogico nelle forme di legge. In ogni caso, il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.

Il mittente è l’autore dell’atto di parte oppure il soggetto nell’interesse del quale viene notificato il provvedimento dell’Autorità Giudiziaria, generalmente, in entrambi i casi, l’avvocato/procuratore munito di procura alle liti che agisce in nome e per conto dell’interessato (o anche, per lo Stato, il Pubblico Ministero).

Gli atti processuali di parte devono essere assegnati all’Ufficio Legale ai fini della conseguente gestione del contenzioso; diversamente, gli atti o i provvedimenti del Giudice, notificati a cura di parte ai fini dell’adozione di conseguenti provvedimenti in esecuzione (ad es., sentenze, ordinanze di assegnazione, somme, etc.), devono essere assegnati alle Strutture incaricate del relativo procedimento amministrativo (ad es., adozione provvedimenti di pagamento, accantonamenti, liquidazione somme, provvedimenti di inquadramento, riformulazione delle graduatorie, affidamento appalti, etc.).

9.3.1.2 - Comunicazioni

Si classificano come comunicazioni gli atti provenienti direttamente dalla cancelleria dell’Autorità Giudiziaria (Tribunale, Corte di appello, Segreteria del T.A.R., etc.) innanzi alla quale pende il giudizio, siano essi provvedimenti del Giudice (ad es., sentenze, ordinanze, decreti, liquidazioni danni, etc.) oppure avvisi (ad es., avvisi di deposito di note o di fissazione di udienza).

I provvedimenti del Giudice devono essere protocollati in arrivo per essere assegnati alle Strutture competenti ad adottare gli eventuali provvedimenti in esecuzione; gli avvisi di fissazione di udienza o deposito note, generalmente trasmessi a mezzo PEC alle caselle dell’Ufficio Legale, non sono, usualmente, registrati a protocollo, salvo casi di particolare importanza.

In questi casi il mittente da indicare in protocollo è la stessa Autorità Giudiziaria.

Quando gli atti processuali di cui sopra pervengono dall’Avvocatura Generale o Distrettuale dello Stato, la relativa corrispondenza non deve essere registrata come notifica. Le comunicazioni vengono assegnate all’Ufficio Legale e il mittente da indicare nella registrazione di protocollo è l’Avvocatura dello Stato.

Nelle procedure fallimentari vanno registrate come comunicazioni gli avvisi provenienti dalla curatela del fallimento, dotata di proprio indirizzo PEC, da indicarsi quale mittente.

Gli atti usualmente denominati “diffide” o “atti stragiudiziali”, in quanto non strettamente inerenti al contenzioso (perché, ad esempio, inviati in fase di precontenzioso) vanno assegnati alle Strutture competenti ad adottare la determinazione d’interesse. All’Ufficio Legale l’atto dovrà essere assegnato per conoscenza solo nel caso in cui sia collegabile ad un giudizio pendente.

9.3.2 Atti in partenza

Le comunicazioni scambiate con l’Avvocatura Generale o Distrettuale dello Stato, con gli avvocati di controparte e/o con le parti private, sono ordinariamente gestite per mezzo del sistema di gestione dei flussi documentali in dotazione all’Ateneo (Titulus); normalmente la spedizione avviene via PEC, ove non risulti necessario ricorrere motivatamente alla posta raccomandata o a mano.

Per quanto riguarda gli atti processuali, invece, si procede nelle modalità descritte di seguito.

9.3.2.1 - Processo del lavoro e processo civile

Gli atti processuali predisposti nei casi in cui la difesa in giudizio è assunta direttamente dai funzionari dell’Ufficio Legale dell’Ateneo sono depositati mediante specifico software in dotazione all’Ufficio Legale, necessario ad interagire con polisweb (pst.giustizia.it) nell’ambito del sistema informativo del processo civile telematico (PCT). La PEC di conferma dell’avvenuto deposito, contenente l’atto processuale prodotto, è inoltrata per l’assunzione al protocollo. In caso di malfunzionamento del sistema informatico del PCT, si provvede al deposito cartaceo degli atti processuali presso la Cancelleria del Tribunale

9.3.2.2. - Processo tributario

Il ricorso deve essere intestato alla Commissione Tributaria territorialmente competente e notificato alla Direzione dell’Agenzia delle Entrate che ha emesso l’atto. La notifica può avvenire tramite:
  • invio telematico all’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
  • ufficiale giudiziario (articoli 137 e ss. del Codice di Procedura Civile);
  • consegna diretta alla stessa Direzione che rilascia la relativa ricevuta;
  • spedizione con plico raccomandato senza busta con ricevuta di ritorno. Nel caso di notifica di ricorso tramite PEC, il deposito del fascicolo deve avvenire mediante il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria (S.I.G.I.T.), cui si accede dal Portale della Giustizia tributaria (www.giustiziatributaria.gov.it).

9.3.2.3 - Processo amministrativo

La produzione di atti processuali o delle parti nell’ambito del PAT (Processo Amministrativo Telematico) avviene tramite i moduli interattivi scaricabili, nelle versioni periodicamente aggiornate, dal sito ufficiale della Giustizia Amministrativa (www.giustizia-amministrativa.it). Ordinariamente si procede al deposito mediante invio tramite PEC del relativo modulo, debitamente compilato, tramite il sistema di protocollo.

9.3.2.4 - Ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica o al Presidente della Regione

L’avvio della procedura avviene tramite notifica ai controinteressati secondo le modalità di legge. Si provvede al deposito del ricorso presso la pubblica amministrazione resistente, per mezzo del sistema di protocollo.

9.4 - Documenti informatici con oggetto multiplo

Nel caso di documenti in arrivo che trattano più argomenti di competenza di UOR diverse, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alla UOR competente.

Il documento verrà altresì assegnato in “conferenza di servizi” alle altre UOR corresponsabili.

Nel caso di documento in partenza, è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un solo argomento, chiaramente espresso nel campo “oggetto”.

9.5 - Fatture elettroniche

La fattura elettronica rispetta i requisiti di formato e contenuto prescritti dal Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, n. 55 e successive modifiche, per la compatibilità con l’apposito Sistema di Interscambio (SdI).

È obbligatorio emettere fatture elettroniche nei confronti di tutte le amministrazioni pubbliche, sia per il ciclo attivo che per quello passivo.

Non si accettano più fatture cartacee emesse in data pari o successiva al 31 marzo 2015, salvo per i soggetti non tenuti a rispettare l’obbligo di fatturazione elettronica (ad es. fornitori esteri, persone fisiche o giuridiche senza partita IVA).

Le fatture cartacee che avrebbero dovuto essere emesse in formato elettronico vanno restituite al mittente utilizzando lo stesso canale di comunicazione, in piena simmetria delle forme.

Le fatture cartacee pervenute a mezzo PEC emesse dal 31 marzo 2015 in poi devono essere annullate con la seguente motivazione: “Ai sensi della Legge 24 dicembre 2007, art. 1 commi 209-214, le fatture emesse nei confronti dell’ente in data pari o successiva al 31 marzo 2015 devono essere trasmesse in forma elettronica secondo il formato di cui all’allegato A - Formato della fattura elettronica - del DM 3 aprile 2013, n. 55”. Il mittente riceverà la notifica di annullamento, comprensiva di motivazione, a mezzo PEC.

La fattura elettronica non è prevista per i fornitori non residenti in Italia che dovranno attendere l’emanazione di uno specifico decreto. In tal caso la fattura andrà gestita come qualsiasi documento analogico: protocollata, assegnata, registrata nel registro delle fatture e fascicolata.

La fattura elettronica perviene in formato XML via PEC all’indirizzo dichiarato dall’Ateneo e registrato sull’indice IPA nel corrispondente Ufficio di fatturazione.

La fattura così pervenuta è automaticamente protocollata, classificata, assegnata alla UOR competente - che provvede alla fascicolatura - e trasmessa al sistema di contabilità dove dovrà essere presa in carico per la verifica di correttezza e conformità. Sul sistema contabile si provvede alla registrazione della stessa sul registro delle fatture, entro 10 giorni dal ricevimento della stessa. (DL 66/2014 art. 42).

La data di protocollo fa fede quale termine iniziale dei 15 giorni entro cui la fattura va accettata o rifiutata con motivazione (la mancata notifica di rifiuto entro 15 giorni equivale ad accettazione), nonché dei 30 giorni previsti dalla legge decorsi i quali, in assenza di pagamento, iniziano automaticamente a decorrere gli interessi moratori (D.Lgs. 192/2012, art. 1, comma 1, lett. d).

Per inoltrare e ricevere le fatture elettroniche è stato integrato il sistema documentale con il sistema di contabilità. Nel sistema di protocollo sono utilizzati più indirizzi di posta elettronica certificata e più codici IPA destinati alla ricezione delle fatture elettroniche.

9.6 - DURC on-line

Ai sensi dell’art. 4 della Legge 78/2014 la verifica della regolarità contributiva avviene con modalità esclusivamente telematiche. La risultanza dell’interrogazione avrà validità di 120 giorni dalla data di acquisizione e sostituirà ad ogni effetto il Documento unico di regolarità contributiva (DURC), ovunque previsto, fatta eccezione per le ipotesi di esclusione individuate dalla legge.

La verifica della regolarità contributiva è l’attestazione dell’assolvimento, da parte dell’impresa, degli obblighi legislativi e contrattuali nei confronti di INPS, INAIL e Cassa Edile.

La stessa viene acquisita in Protocollo Generale e destinata, in conferenza di servizi, come da Allegato 23 e Allegato 24.

9.7 - Denunce di infortuni

Il dipendente infortunato ha l’onere di consegnare la dichiarazione di infortunio compilata in ogni sua parte, considerato che il sistema per l’invio telematico della denuncia prevede l’inserimento obbligatorio di dati ulteriori rispetto a quelli presenti sul certificato del pronto soccorso.

La struttura amministrativa che ricevesse tale dichiarazione in modo incompleto dovrà chiederne tempestiva integrazione al dipendente infortunato.

Dopo l’inserimento della denuncia di infortunio nell’applicativo informatico dell’INAIL, la struttura responsabile del procedimento scarica e salva la denuncia presentata e la ricevuta di “invio denuncia” rilasciate dall’INAIL trasmettendola all’email istituzionale del Protocollo Generale, che provvede alla registrazione in protocollo e la assegna al RPA per la fascicolazione.

I successivi certificati telematici di infortunio dell’INAIL vengono parimenti acquisiti in protocollo ed assegnati al RPA per la fascicolazione.

L’invio delle denunce tramite PEC è consentito solo in caso di malfunzionamento del sistema.

9.8 - Certificati di malattia

Gli elenchi degli attestati di malattia inviati dall’INPS tramite PEC vengono registrati in protocollo e assegnati alla struttura amministrativa competente. I certificati di malattia possono essere acquisiti dalla struttura amministrativa competente consultando la banca dati INPS con apposite credenziali rilasciate ai dipendenti incaricati. In tale eventualità il certificato viene acquisito nel sistema di gestione documentale come documento non protocollato e inserito nel pertinente fascicolo.

In ogni caso è fatto divieto di stampare sia i certificati di malattia che gli elenchi degli attestati di malattia. Qualora il certificato medico pervenga in forma analogica (per malfunzionamento del portale INPS; per rilascio da parte del medico sostituto o da struttura ospedaliera; etc.) esso viene acquisito nel sistema di gestione documentale come documento non protocollato e fascicolato a cura del RPA.

9.9 - Assenze e permessi

La gestione delle presenze, assenze e permessi del personale tecnico-amministrativo di Ateneo avviene attraverso la piattaforma informatica IRISWIN/IRISWEB. La piattaforma è accessibile online al personale dipendente sia per l’inoltro di istanze (permessi, ferie, etc.) sia per la visualizzazione del proprio cartellino orario. La piattaforma è altresì accessibile ai responsabili di struttura per autorizzazioni e controlli. Alcune tipologie di istanze, invece, sono ricevute dall’Amministrazione attraverso l’invio di un messaggio di posta elettronica al protocollo generale.

9.10 - Documenti pervenuti via PEC

Le caselle di PEC istituzionali dell’Università degli Studi di Messina sono “chiuse”, quindi possono ricevere messaggi e documenti solo da altri vettori qualificati (altre caselle di PEC). In questo caso, al fine di rendere efficace la natura giuridico-probatoria del messaggio di PEC, si procede con la protocollazione o con la registrazione del documento come “non protocollato”.

La ricezione via PEC di un documento comprova il fatto che lo stesso ha raggiunto il destinatario e ciò vale anche per la pubblica amministrazione.

In ogni caso sono soggetti a registrazione di protocollo:

  • il messaggio;
  • i file allegati.

Per quanto riguarda la corretta identificazione del mittente, bisogna tener presente che la PEC è solo un vettore, il mittente è colui che sottoscrive il documento allegato o, nel caso di testo nel corpo del messaggio, colui che lo trasmette.

Nel caso in cui:

  • pervenga un messaggio PEC da un indirizzo non riconducibile al mittente del documento trasmesso, si registra quale mittente il firmatario del documento e si segnala con una apposita annotazione che «il documento perviene da un indirizzo non riconducibile al mittente»;
  • con uno stesso messaggio PEC pervengano documenti di firmatari diversi, senza alcun documento con funzione di lettera di trasmissione, si considera mittente il titolare dell’indirizzo PEC e si trascrive in oggetto la dicitura «Trasmissione di…», seguita dalla elencazione degli oggetti dei diversi documenti trasmessi;
  • il messaggio di posta elettronica pervenga a una casella di PEC dell’Università diversa da quella competente, la struttura ricevente è tenuta ad assegnare la bozza del documento al protocollo generale quale nuovo RPA. Il documento verrà assunto in protocollo e il mittente originario riceverà la conferma di avvenuta protocollazione;
  • il documento pervenuto via PEC sia indirizzato ad altro destinatario, si registra quale documento «non protocollato» e si invia contestualmente una mail/PEC al mittente segnalando l’errato invio; detta segnalazione si riporta in un campo immodificabile (Annotazione), indicando il giorno e il mezzo con cui è stata data notizia al mittente dell’errato invio;
  • pervengano a mezzo PEC documenti identificabili come allegati e il documento principale si limiti all’oggetto del messaggio, si descrive l’oggetto desumendolo dall’oggetto della PEC pervenuta e/o dai documenti allegati;
  • il messaggio pervenuto sia esclusivamente quello contenuto nel corpo della PEC, tale messaggio deve considerarsi come documento sottoscritto e valido a tutti gli effetti di legge e, pertanto, va protocollato.

La regola generale da seguire è che a un documento pervenuto con PEC si risponde con un documento trasmesso con PEC, utilizzando lo stesso canale di comunicazione.

9.11 - Documenti pervenuti via e-mail

Ai sensi della normativa vigente, le istanze e le dichiarazioni trasmesse alle pubbliche amministrazioni tramite email semplice (non PEC) sono valide e devono essere protocollate nei seguenti casi:

  • se l’email contiene in allegato documento informatico (istanza/dichiarazione) firmato digitalmente;
  • se l’email contiene in allegato documento informatico (istanza/dichiarazione) sottoscritto con firma olografa del richiedente/dichiarante ed accompagnato da copia fotostatica di documento di riconoscimento in corso di validità del richiedente/dichiarante;
  • se l’email proviene da casella di posta elettronica con dominio dell’Università (personale docente, personale tecnico-amministrativo, studenti) e:
    1. il mittente della stessa corrisponde al richiedente/dichiarante di istanze/dichiarazioni presenti nel corpo o in allegato alla email, il mittente è identificato in modo certo e l’email costituisce documento informatico validamente sottoscritto con firma elettronica;
    2. il mittente della stessa non corrisponde al richiedente/dichiarante di istanze/dichiarazioni presenti nel corpo o in allegato alla email, il mittente è identificato in modo certo nel richiedente/dichiarante se e soltanto se è presente l’istanza/la dichiarazione sottoscritta con firma olografa dal richiedente/dichiarante ed è allegata alla email copia fotostatica del documento di riconoscimento in corso di validità del richiedente/dichiarante.

In tutti gli altri casi le email pervenute, prima di essere protocollate, dovranno essere valutate caso per caso.

Le richieste di informazioni non sono, di norma, soggette a registrazione di protocollo e ad esse si può rispondere a mezzo e-mail non protocollata.

Messaggi di lamentele, doglianze, comunicazioni di disservizi devono essere valutate caso per caso. Nei casi di particolare gravità e rilevanza, si procede alla registrazione a protocollo.

9.12 - Gestione del secondo esemplare

Per essere certi che si tratti di un secondo originale di un documento già protocollato, è necessario verificare l’esatta corrispondenza tra i due esemplari, inclusi gli allegati, in tutte le loro parti (firme, date, segnature di protocollo, etc.). Per i documenti sottoscritti con firma elettronica è necessario verificare anche che la data e l’ora di firma coincidano.

Appurata la perfetta identità tra i due documenti, si agirà diversamente nel trattamento a seconda della modalità di ricezione del secondo esemplare.

Se il secondo esemplare perviene in formato analogico, si appone su di esso la segnatura di protocollo e l’indicazione “Secondo esemplare”. Nella registrazione di protocollo si inserisce la “Annotazione” in modo immodificabile “Pervenuto secondo esemplare mediante Raccomandata/Posta/Mano”, al fine di poter recuperare tutti gli esemplari pervenuti nel caso si debba, ad esempio, modificare la UOR indicata nella segnatura di protocollo.

Se il secondo esemplare perviene in formato digitale (PEC, email o altro sistema informatico) si effettua una registrazione come “Documento non protocollato”, riportandovi tutti i dati già inseriti nella registrazione di protocollo del primo esemplare (oggetto, mittente, RPA, classificazione, fascicolo, etc.). Si inserisce, inoltre, la “Annotazione” in modo immodificabile del tipo “Il documento non è stato protocollato in quanto trattasi di secondo esemplare del documento già pervenuto e registrato col prot. n. 000 del gg/mm/aaaa”. Nella registrazione di protocollo del primo esemplare andrà invece inserita l’annotazione “Pervenuto secondo esemplare via PEC (o altro mezzo) – vedi id. n. 000).

9.13 - Documenti anonimi

La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di registrazione di un documento in arrivo deve essere improntata all’avalutatività. In altre parole, l’operatore di protocollo deve attestare che un determinato documento, così come si è registrato, è pervenuto. Si tratta di una delicata competenza di tipo certificativo, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento.

I documenti anonimi, sia in formato analogico sia in formato digitale, pertanto, sono soggetti a registrazione di protocollo. È compito del responsabile della UOR valutare l’opportunità di una registrazione in forma riservata.

9.14 - Documenti scambiati tra UOR dell’Ateneo

Per documenti interni (“tra uffici”) si intendono i documenti scambiati tra le diverse UOR dell’Ateneo.

Nelle more della piena applicazione all’interno dell’Ateneo delle norme sulla produzione di documenti esclusivamente nella forma nativo-digitale, i documenti informatici prodotti a seguito della protocollazione e scansione di documenti originali cartacei trasmessi tra le UOR dell’Ateneo sono inoltrati in formato digitale tramite il sistema di protocollo informatico, senza procedere all’inoltro dell’originale analogico, che resta nella disponibilità della UOR mittente, che procederà alla sua gestione e fascicolatura.

Le comunicazioni informali tra uffici non sono soggette a registrazione di protocollo; possono essere scambiate a mezzo email istituzionale ed eventualmente, a cura delle UOR interessate, possono essere acquisite nel sistema di protocollo come documento non protocollato.